会计档案是一个单位重要的经济史料与证据,主要作用是记录该单位的经济业务情况。当前,会计信息已经成为经济的“通用语”,对经济社会有着重要的影响力。经济社会各主体都通过会计信息了解相关经济情况,判断经济走势。会计档案长期保存会计信息,是经济社会最大的会计信息数据库,其内容具有真实性高、专业性强、来源广泛、连续性好等优点,有非常高的应用价值。现代社会是信息化社会。随着信息化社会的不断发展,会计档案采用电子会计档案形式存储已经成为必然。
电子会计档案能为单位节省打印和仓储的费用,能增强国家对于经济状况的掌控,具有很强的进步意义。然而,虽然电子会计档案发展前景广阔,中小企业却在推进电子会计档案的过程中遇到了很多困难,阻碍了电子会计档案的发展,也阻碍了会计信息化的发展。首先电子会计档案不是普通的会计电子文档,有着很多独特的要求如不可抵赖性、不可随意更改性,不能简单的与财务系统或ERP系统中的电子会计文档等同,中小企业缺乏电子会计档案相关技术。其次,电子会计档案存储需要建立相应的电子会计档案存储体系,中小企业自主建设或购买电子会计档案存储体系时存在着由于其成本高、收效差导致动力不足的问题。如何帮助中小企业经济高效地建立电子会计档案存储系统是本文讨论的主要问题。
本文提出将云存储应用于电子会计档案存储系统,以此来克服中小企业存储电子会计档案时遇到的困难。建立中小企业会计档案云存储平台,采用商业化运营或公共服务化运营的模式,充分发挥云存储规模经济效应大、按需取用资源的优势,可以有效减轻中小企业推动电子会计档案的费用负担,提高其积极性,帮助国家规范会计档案的管理。本文围绕中小企业会计档案云存储平台展开相关讨论。首先综述了云存储、会计档案、电子会计档案等相关的理论与实践,之后论证了用云存储解决中小企业电子会计档案问题的必要性、可行性。然后对中小企业会计档案云存储平台的构建、使用、运营和监管进行了简单概要的分析、探讨。最后指出平台建设还面临的困难和相关建议。限于作者的知识与能力,本文仍有很多不足之处,请各位老师与专家学者批评指正。
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